同窓会参加者への案内を出す

• 参加者リストを作成する
• 案内状の作成方法を決める
• 案内状の記載項目
• 案内状を作成する場合の注意事項
• 案内状を送る

参加者リストを作成する

まず参加者リストを作成します。卒業アルバムに書き込むのは気が引けるでしょうから、Excelなどに転記してリストを作成するのが良いでしょう。
リスト作成が面倒な場合は以下のテンプレートをご利用ください。 小学校同窓会参加者リスト_テンプレート.xls

案内状の作成方法を決める

予算があると思いますのでそのあたりを考えて検討しましょう。
●作ってもらう
文章力や手間暇をかけてくない人は作ってもらっちゃったほうがいいです。ただし数量が少ないと高くつくので、参加候補の人数が少ない場合は頑張って作りましょう。
●自分で作る
往復ハガキ用の用紙を購入して私製ハガキを作ります。

案内状の記載項目

あまり堅苦しくない文章が良いでしょう。季語などの形式ばった物は不要でしょう。案内を往復はがきやメールする場合記載項目としては主に以下があげられます。
≪案内側≫

• 日時：開始日、受付時刻、開始時刻
• 期限：返信の期限
• 場所：開催場所、会場の種類
• 会費：男性、女性など単価が異なる毎
• お問い合わせ連絡先：幹事の電話番号
• 服装：服装に迷わないように特にホテルなどの会場の場合
• 同伴について：小さい子供がいる可能性がある年代の場合

≪返信側≫

• 出欠の是非：ご出席/ご欠席 記載方法とあわせて書く
• ご住所：返信者が実家と違う場合などがあるので
• ご氏名：返信者の名前がわかるように
• 卒業時のクラス：学年でやる場合
• 近況報告：出席できなくても近況を報告できるように

文例：

拝啓 皆様におかれましては益々ご健勝のことと お慶び申し上げます。 さて、このたび同窓会を下記のとおり開催する運びとなりました。 ご多忙とは思われますが、皆様にお会いできるとをを楽しみにしております。 敬具 記 日時：平成□□年○月×日（△）17:30より受付 18:00開始 場所：居酒屋ＸＸＸＸ 会費：女性 ￥4,500　 ／　男性　￥6,000 服装：カジュアルで可

(返信) 同級会に ご出席します ご欠席します どちらかに◯印をつけてください。 ご住所： お名前（旧姓）： 卒業時のクラス：　　組 近況報告：

案内状を作成する場合の注意事項

会場が明らかに居酒屋等のラフな格好でよいところと分かればいいですが、ホテルやパーティー会場等の場合、服装に迷う人も出てきます。そうしたことが無いように案内状に「服装」の項目を付けると親切でしょう。
お子さんがいる年代になっている場合、子供を置いてこられない、連れて行っていいか迷う人が多いと思いますので、子供同伴可とする場合、案内には明記した方が良いでしょう。

案内状を送る

同窓会の案内は２～３か月程度前に送るんが良いでしょう。早めに送って予定をあけておいてもらいましょう。

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